Cách tách họ và tên trong Microsoft Excel

Hướng dẫn cách tách họ và tên trong Microsoft Excel

Với những người làm việc thường xuyên với bảng tính Exel thì việc tách thông tin họ và tên ra thành các cột riêng biệt không có gì khó khăn. Tuy nhiên với những ai ít sử dụng Excel mà muốn tách biết 2 cột họ và tên ra riêng thì sẽ mất một chút thời gian để nghiên cứu thêm. Các tính năng cũng như các hàm trong Excel đươc hướng dẫn sử dụng khá chi tiết, tuy nhiên nếu làm lần đầu sẽ tương đối khó khăn.

Tải bộ ứng dụng văn phòng Office 2016

Khi chúng ta tách biệt được 2 cột họ và tên thì sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý, nếu muốn quản lý theo tên sẽ đơn giản hơn khi muốn sắp xếp tên theo thứ tự abcỞ bài viết này Down.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách tách thông tin họ và tên nhanh chóng với các bước đơn giản dưới đây.

Cách tách họ và tên trong Microsoft Excel

Như chúng ta biết thông thường trong bảng tính sẽ bao gồm đầy đủ họ và tên, để tách thông tin họ và tên tách biệt. Để làm việc này chúng ta có thể sử dụng hàm LEFT. Dưới đây Down.vn sẽ đưa đến các bạn những thông tin cơ bản nhất của hàm LEFT:

Hàm LEFT trong Excel được dùng để trích ra “n” ký tự trong chuỗi Text kể từ phía bên phải trái

Cấu trúc hàm: LEFT(text,n)

Trong đó:

• Text: là chuỗi ký tự
• n: Số ký tự cần trích ra từ chuỗi ký tự, tham số này có thể có hoặc không, nếu không điền tham số ở đây công thức sẽ mặc định tham số đó là 1.

Ví dụ: Muốn trích ra 5 ký từ trong chuỗi “Thành phố Hà Nội” từ bên trái, ta có công thức: LEFT(”Tôi yêu Việt Nam”,3) = Tôi

Trong đó:

• Text là ”Tôi yêu Việt Nam”
• n=3: Là số ký tự sẽ trích ra

Ngoài ra, với cách tách họ tên này chúng ta sẽ phải sử dụng 2 hàm lồng nhau, thêm một hàm nữa là hàm FIND.

Hàm FIND là hàm tìm một chuỗi văn bản trong một văn bản khác, giá trị trả về là vị trí đầu tiên của ký tự đầu tiên trong chuỗi tìm.

Cấu trúc hàm: =FIND(find_text, within_text,[start_num])

Trong đó:

• find_text: chuỗi văn bản con cần tìm, là tham số bắt buộc.
• within_text: văn bản chứa chuỗi văn bản con cần tìm, là tham số bắt buộc.
• start_num: vị trí bắt đầu tìm trong văn bản within_text, ký tự đầu tiên của within_text là vị trí 1 vị trí đó tăng dần theo các ký tự của within_text. Nếu các bạn bỏ qua start_num thì nó được mặc định là 1, là tham số tùy chọn.

Hướng dẫn cách tách họ sang cột riêng biệt

Với công thức trên chúng tôi sẽ thực hiện ví dụ về cách tách họ và tên trên bảng tính để mọi người dễ hình dung hơn.

Đây là bảng tính với họ và tên đã được điền sẵn đơn giản.

Để tách họ và tên chúng ta sẽ thêm cột Họ và cột Tên. Chúng ta tiến hành tách phần Họ ra và cột tên đệm cùng với tên ở một cột. Trước tiên chúng ta tách phần Họ cho cột Họ trước:

Bước 1:

Đặt con trỏ ở vị trí đầu tiên của cột Họ, như bảng tính phía trên thì cột Họ có vị trí là D3, hãy đặt chuột ở vị trí D3.

Bước 2:

Tiếp theo hãy sử dụng lồng hai hàm theo công thức dưới đây:

=LEFT(C3,FIND(" ",C3,1)-1)

Sau khi nhập xong hàm phía trên chúng ta nhấn Enter sẽ được kết quả là "Lê" cho dòng đầu tiên của cột đó.

Với công thức trên chúng ta có:

C3: là ô chứa Họ và tên cần tách.

Hàm LEFT sẽ có nhiệm vụ lấy thông tin (text) ở phía bên trái và tách ra 1 ô riêng.

Bước 3:

Sau khi lấy được giá trị của ô đầu tiên chuẩn xác, hãy để chuột vào ô D3 này đến khi xuất hiện dấu cộng màu đen và kéo đến hết cột D để các ô bên dưới nhận các giá trị tương tự như ô D3.

Vậy là chúng ta đã hoàn thành việc tách phần Họ. Việc còn lại là lấy phần tên đệm và tên còn lại sang cột E.

Hướng dẫn cách tách phần tên còn lại sang cột riêng biệt

Bước 1:

Đặt con trỏ chuột vào ô E3 chính là cột lấy giá trị của phần tên. Và sau đó nhập công thức:

=RIGHT(C3,LEN(C3)-FIND(" ",C3,1))

Bước 2:

Sau khi nhập công thức phía trên hãy nhấn Enter để lấy kết quả của lệnh vừa thực hiện. Ngay sau đó chúng ta sẽ thấy được kết quả là phần còn lại của họ tên sau khi đã tách họ là "Thị Huyền Trang".

Bước 3:

Sau khi lấy được giá trị của ô đầu tiên chuẩn xác, hãy để chuột vào ô E3 này đến khi xuất hiện dấu cộng màu đen và kéo đến hết cột E để các ô bên dưới nhận các giá trị tương tự như ô E3.

Video hướng dẫn cách tách họ và tên trong Microsoft Excel

Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách tách cột họ và cột tên riêng biệt ra khỏi cột họ và tên trong Excel. Hi vọng với bài viết này sẽ giúp mọi người nhanh chóng lọc được họ tên như mong muốn.

Chúc các bạn thực hiện thành công.