Các tính năng siêu thuận tiện trên Excel

  • 308

Bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office nói chung và Execl nói riêng là công cụ không thể thiếu được đối với những người làm công tác văn phòng. Bảng tính Excel được coi là công cụ quản lý dữ liệu vô cùng hiệu quả, nó đủ đơn giản để bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, tuy nhiên nó lại vô cùng phức tạp bởi hàng trăm tính năng mà chưa ai có thể khai thác hết.

Thực tế trên Excel có nhiều công cụ mà chưa ai có thể sử dụng hết các tính năng đó, các tính năng này đều giúp người dùng nhanh chóng có được kết quả tính toán như ý tự động thay vì phải ngồi tính toán thủ công bằng tay. Hãy theo dõi các công cụ Down.vn dưới đây rất thuận tiện có thể bạn chưa biết.

Các tính năng siêu thuận tiện trên Excel

Tùy biến cửa sổ làm việc của Excel

Với bảng tính Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính trong quá trình làm việc để thuận tiện hơn trong việc quan sát giữa các bảng tính với nhau. Việc sử dụng nhiều bảng tính trên một màn hình là cách làm việc tương đối hiệu quả, để có nhiều bảng tính khác nhau mở đồng thời trên Excel chúng ta thực hiện như sau:

Đầu tiên chúng ta hãy mở tất cả các bảng tính mà bạn cần làm việc lên bằng cách nhấn chọn đến Office --> Open (hoặc mở tổ hợp phím Ctrl + O)

Sau đó tại cửa sổ đang làm việc hãy nhấn chọn đến Office --> Windows --> Horizontal, Vertical, Cascade.

Nếu chọn kiểu sắp xếp Horizontal (nằm ngang) thì các bảng tính sẽ xếp chồng lên nhau như hình minh họa sau

Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) thì các bảng tính được sắp xếp nằm cạnh nhau như sau

Nếu chọn kiểu Cascade (thác nước) thì các bảng tính sẽ xếp đè lên nhau như hình minh họa sau

Nếu chúng ta muốn chuyển đổi một bảng tính nào đó về chế độ toàn màn hình thì bạn chỉ cần nhấn đúp chuột lên thanh Title (tiêu đề) của cửa sổ bảng tính đó. Bạn cũng có thể nhấn nút Maximize trên cửa sổ bảng tính hiện hành để phóng to cửa sổ hoặc nhấn nút Close để đóng bảng tính sau khi đã hoàn tất công việc với cửa sổ đó.

Tạo chú thích cho cell

Với những Cell có các vấn đề cần phải chú ý, chính vì vậy chúng ta cần phải tạo chú thích để những người xem cell này chú ý cũng như dễ hiểu hơn khi xem. Để tạo chú thích cho cell các bạn làm như sau:

Chọn đến menu Review --> New Comment hoặc có thể tại ô muốn tạo hãy nhấn chọn chuột phải sau đó chọn đến New Comment. 

Tiếp đó cửa sổ Comment xuất hiện, tại đây hãy nhập ghi chú bạn muốn lưu ý đến người dùng cũng như lưu ý cho bạn nhỡ quên, sau đó nhấn chọn OK.

Sau khi đã thêm xong lưu ý, bây giờ bên cạnh ô đã nhập lưu ý sẽ có một tam giác đỏ ở góc, chúng ta chỉ cần di chuyển chuột đến đây sẽ hiển thị thông tin chú thích chúng ta vừa tạo xong.

Ngoài ra để chỉnh sửa nội dung đã chú thích ở trên hãy nhấn chọn chuột phải vào ô đã tạo chú thích trước đó, sau đó chọn đến Edit comment

Còn nếu muốn xóa comment đi chúng ta cũng nhấn chọn chuột phải vào ô đã tạo chú thích sau đó chọn đến Delete Comment.

Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu nhập vào

Khi chúng ta muốn dữ liệu nhập vào là số phần trăm mà mọi người lại không muốn sau mỗi lần nhập lại phải nhập thêm số phần trăm ở sau số nhập. Vậy hãy chỉ nhập phần số thôi sau khi định dạng cho cột dữ liệu đó như sau:

Tại cột chúng ta muốn nhập số phần trăm đó, hãy nhấn chọn chuột phải vào cột muốn nhập dữ liệu có số phần trăm --> Format cell...

Ngay sau đó cửa sổ Format cell xuất hiện, tại đây hãy chọn tab Number, tại tab Number hãy nhấn chọn đến Percentage --> OK.

Bây giờ bạn quay lại cột lúc trước chọn là có thể chỉ cần nhập số thôi, còn phần trăm sẽ được điền tự động rồi.


Nhập số để Excel tự động cập nhật thêm số phần trăm đằng sau

Sử dụng chức năng AutoFill

Chắc trước nay mọi người đã sử dụng tính năng này khá nhiều trong việc đánh số thứ tự cho bảng tính, tuy nhiên hầu hết đều sử dụng để đánh các dãy số theo thứ tự 1, 2, 3... tuy nhiên tính năng AutoFill còn được tùy biến trong rất nhiều tình huống, như đánh số thứ tự theo một quy luật nhất định như: 0, 5, 10, vv.

Nếu muốn tạo dãy số như vậy hãy nhập quy luật (khoảng cách số) vào 2 ô đầu tiên, sau đó để bôi đen 2 dòng đó tiếp đó sẽ cho xuất hiện dấu cộng và kéo xuống các dòng phía dưới. Khi kéo xuống các dòng dưới sẽ tự động điền số có quy luật theo 2 số phía trên đã điền là 0, 5, 10, 15, vv.

Ẩn hiện cột và hàng

Khi bảng tính của chúng ta có quá nhiều cột, vậy phải làm thế nào để ẩn bớt cột và dòng đi để khỏi phải kéo thanh trượt khi xem bảng tính. Đây là tính năng tương đối dễ dàng, tuy nhiên lại rất ít người sử dụng.

Để ẩn một dòng nào đó đi nhấn chọn chọn chuột phải đến cột muốn ẩn --> Hide. Ngay sau đó cột vừa xong sẽ bị ẩn đi ngay.

Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại

Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột hoặc có thể là cột thành dòng. Hãy xem hướng dẫn phía dưới đây của chúng tôi

Đầu tiên hãy tiến hành bôi đen bảng cần chuyển đổi, sau đó nhấn chọn đến menu Edit --> Copy.

Sau đó chọn vị trí muốn dán vào, nhấn chọn chuột phải và chọn lệnh Paste Special.

Ngay sau đó cửa sổ Paste Special xuất hiện, tại đây hãy để nguyên mọi lựa chọn mặc định và tích chọn thêm vào ô Transpose và nhấn OK.

Tiếp đó chúng ta sẽ có một bảng mới với cột sẽ thành hàng và ngược lại.

Chọn hình ảnh làm nền

Nếu muốn tạo hình ảnh nên cho sơ đồ hay biểu đồ trong Excel để nhìn chúng đẹp hơn, việc này hoàn toàn có thể chọn hình ảnh đẹp hoặc đổ màu cho biểu đồ nổi bật hơn nữa.

Đầu tiên hãy nạp Excel và nhập số liệu vào, tiếp đó chọn số liệu này rồi nhấn chọn đến menu Insert --> Chart. 

Tiếp đó xuất hiện cửa sổ Chart Type xuất hiện, hãy nhấn chọn Next

 

Tiếp đến là cửa sổ Source data hãy nhấn Next để đến cửa sổ tiếp theo.

Cửa sổ Chart Settings xuất hiện nhấn chọn Finish. Lúc đó sẽ có một ô để chúng ta vẽ biểu đồ.

Khi vùng vẽ biểu đồ xuất hiện hãy nhấn chọn chuột phải vào vùng chọn này và chọn đến Format Chart Area.

Cửa sổ Chart Area Properties xuất hiện hãy chọn màu muốn hoặc muốn chọn hình ảnh thì hãy chọn đến Fill Effects.

Xuất hiện cửa sổ Fill Effects, tại đây hãy chọn đến tab Pictures, sau đó chọn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ và nhấn OKOK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Vậy là chúng ta đã hoàn thành việc đặt hình ảnh làm nền biểu đồ.

Trên đây chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn một số tính năng vô cùng tiện ích khi sử dụng Excel. Hãy vận dụng tối đa các tính năng này để vận dụng khi sử dụng bảng tính Excel nhé.

Chúc các bạn thực hiện thành công.

Cập nhật: 05/01/2016
  • 308