PowerPoint là một ứng dụng quan trọng nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office do ông lớn Microsoft sản xuất có chức năng tạo ra các tệp tin trình chiếu. Mặc dù được sử dụng rất rộng rãi trong các doanh nghiệp và trường học nhưng không phải ai cũng biết cách để có được một bài PowerPoint hoàn hảo.
Dưới đây là một số lời khuyên và thủ thuật giúp bạn có thể bắt đầu bài thuyết trình của mình tự tin hơn khi sử dụng PowerPoint 2010 và 2013.
Kiểm tra lỗi font chữ:
Có rất nhiều trường hợp bài thuyết trình đó rất hay, slide thiết kế sáng tạo, đẹp mắt nhưng lại bị lỗi font chữ “ă” hoặc “đ”,… Mặc dù đây chỉ là một lỗi rất nhỏ trong tổng thể bài thuyết trình nhưng cũng “tố cáo” sự thiếu chuyên nghiệp, sự thiếu quan tâm của người thuyết trình đó. Điều này hoàn toàn có thể dẫn đến những đánh giá không tích cực đến từ phía nhà đối tác hoặc đồng nghiệp. Nguyên nhân được xác định ở đây là do font chữ được sử dụng trong bài PowerPoint này không được cài đặt trên máy tính mà bạn đang dùng để trình chiếu slide.
Giải pháp: Chỉ nên sử dụng những font chữ chắc chắn đã có trong máy tính sắp sử dụng để trình bày bài thuyết trình hoặc nhúng font chữ vào máy tính. Tệp tin kết quả có thể có kích thước lớn hơn một chút nhưng điều đó không kinh khủng bằng việc lỗi font, làm mất đi tính thẩm mĩ của cả bài PowerPoint.
Để thực hiện thao tác nhúng, vào File > Option > Save. Trong khu vực Preserve fidelity when sharing this presentation (phần bôi đỏ như trong ảnh), bạn tích vào ô Embed fonts in the file và chọn OK để hoàn thành tùy chỉnh.
Thêm ghi chú với Presenter View:
Sau đã hoàn thành xong bài Powerpoint, nhiều người vẫn còn gặp rắc rối về việc sắp xếp các ghi chú cho slide của mình sao cho khán giả không nhìn thấy. Nếu tài liệu được trình chiếu trên một màn hình lớn như máy chiếu, các bạn nên sử dụng chế độ trình chiếu toàn màn hình và tận dụng tối đa chức năng của Presenter View.
Trước khi bắt đầu thuyết trình, bạn phải kiểm tra chắc chắn phần bạn đã kích hoạt Presenter View. Nếu chưa kích hoạt, bạn vào thẻ Slide Show và chọn ô Use Presenter View (xem hình dưới).
Các chú thích này sẽ không hiển thị trên máy chiếu mà chỉ hiển thị ở trên màn hình phụ. Giờ đây, bạn hoàn toàn có thể thêm tất cả những ghi chú cần thiết để hỗ trợ bạn trong quá trình diễn thuyết trước khán giả. Đều làm được điều này, bạn vào thẻ View > Notes.
Một ô trống sẽ xuất hiện ở phía cuối slide cho phép nhập bất kỳ chú thích cho slide thuyết trình PowerPoint đó mà không cần phải lo lắng khán giả sẽ nhìn thấy.
Cuối cùng, hãy lưu ý rằng Presenter View còn cung cấp những tùy chọn tiện ích khác mà người dùng có thể sử dụng để làm cho bài thuyết trình hay hơn. Cụ thể:
Laser: Biểu tượng đầu tiên phía bên trái của màn hình cho phép làm nổi bật một phần bất kỳ của bài thuyết trình.
Kính lúp: Biểu tượng dùng để phóng to một phần bất kỳ của bài thuyết trình.
Chổi: Biểu tượng được sử dụng để chú thích tài liệu một cách trực tiếp.
Thực hiện các thao tác điều khiển PowerPoint thông qua iPhone hoặc các thiết bị chạy hệ điều hành Android:
Điều gì sẽ xảy ra khi trong phòng không có máy chiếu? Bạn phải đứng kè kè bên cạnh chiếc máy tính của mình để bấm nút chuyển slide mà không thể hiện được hết sự tự tin của mình trước đám đông. Đó thực sự là cơn ác mộng giết chết sự thành công của bạn.
Giải pháp: Nếu bạn sử dụng Smartphone và laptop cho bài thuyết trình thì đây chính là giải pháp đơn giản nhưng vô cùng hữu hiệu cho tất cả những rắc rối kể trên. Bạn chỉ cần cài đặt ứng dụng My Point PowerPoint Remote (dành cho điện thoại iPhone) và ứng dụng Finger Point PowerPoint (dành cho thiết bị sử dụng hệ điều hành Android) để có thể điều khiển bài PowerPoint của mình ở một khoảng cách khá xa.
Tuy nhiên, để có thể tạo kết nối giữa laptop và điện thoại, bạn cần phải cài đặt một plug-in trên máy tính. Đây là điều kiện tiên quyết không thể bỏ qua. Quá trình cài đặt cũng không quá phức tạp, bạn chỉ cần làm các bước theo sự hướng dẫn của nhà sản xuất.
Sau khi đã làm xong các chỉ dẫn ở trên, người dùng sẽ không cần phải ngồi trước bàn phím của laptop để thực hiện các thao tác di chuyển slide nữa mà có thể tự tin, thoải mái đi lại và hoàn thành bài thuyết trình của mình.
Tạo ra sự riêng biệt với bảng sắc thị giác:
Phần đa các bài thuyết trình PowerPoint thường khá nhàm chán. Vậy những tiêu chí gì để có thể xếp loại một bài thuyết trình thuộc loại trung bình hay xuất sắc? Câu trả lời rất đơn giản: Bên cạnh nội dung, đồ họa và màu sắc cũng là một trong những tiêu chí không thể không nhắc đến.
Để tránh làm hỏng bài thuyết trình của bạn chỉ vì màu sắc xấu xí, tối xỉn, bạn có thể sử dụng Bảng trộn màu Color Blender. Đây là một trang web cho phép bạn tạo ra một màu hoàn toàn mới bằng cách trộn 2 màu bất kì lại với nhau. Đơn giản, dễ sử dụng nhưng vô cùng hiệu quả.
3 bước sau đây sẽ hướng dẫn bạn tạo ra được màu sắc mình yêu thích với Color Blender:
Bước 1: Chọn màu làm tông màu chủ đạo (Color 1).
Bước 2: Chọn màu pha (Color 2).
Bước 3: Thiết lập số lượng màu bạn muốn cho ra kết quả.
Công cụ này cung cấp 3 thông số màu cho bạn lựa chọn là mã Hex, RGB và RGB%. Bạn hãy nhớ mã số cho những tông màu ruột của mình để áp dụng cho những bài thuyết trình tiếp theo nhé.
Tạo video cho bài thuyết trình PowerPoint của bạn:
Bạn có hoàn toàn tin tưởng vào PowerPoint? Tôi đã từng, còn bây giờ thì không. Rất nhiều lần PowerPoint làm cho tôi lâm vào tình trạng luống cuống không biết phải xử lý như thế nào vì lúc trình chiếu không lỗi layout thì mất font chữ, trong khi trước đó nó hoàn toàn ổn định.
Giải pháp: Hãy xuất bài thuyết trình của mình dưới dạng video để tránh các rắc rối trên.
- Đối với PowerPoint 2013: File > Export > Creat Video.
- Đối với PowerPoint 2010: File > Save & Send > Create Video.
Chọn chất lượng của tệp tin và thư mục chứa Video. Bạn cũng có thể điều chỉnh thời gian hiển thị slide.
Video này cũng có thể được gửi đi như một file đính kèm trong email để giúp người khác xem lại bài thuyết trình của mình mà không cần phải bấm nút chuyển slide.
PowerPoint không phải là công cụ trình chiếu duy nhất trên thị trường:
Một lời khuyên cuối cùng: Hãy thử các ứng dụng mới, giải pháp mới để tạo ra những cảm giác mới. PowerPoint không phải là công cụ trình chiếu duy nhất!
Trên thực tế, có nhiều người buộc phải sử dụng PowerPoint tại nơi làm việc và trường học bởi mức độ phổ biến không thể chối cãi của nó. Tuy nhiên, nếu hoàn cảnh cho phép, tại sao bạn lại không thử một công cụ trình chiếu mới?
Tạo nên sự khác biệt và bất ngờ cũng là cách để thu hút khán giả quan tâm đến bài thuyết trình của mình. Trong khi ai ai cũng sử dụng PowerPoint thì bạn hãy thử những ứng dụng sau đây:
Prezi: Một ứng dụng đa nền tảng giúp tạo ra các bài thuyết trình bằng cách sử dụng các chức năng di chuyển và zoom khá khoa học và lạ mắt.
Bunkr: Một ứng dụng web hiện đại nhưng đơn giản cho phép bạn xuất một sản phẩm hoàn chỉnh sang định dạng PDF hoặc PowerPoint.
SlideRocket: Một trang web hỗ trợ sử dụng tăng cường video và các công cụ đa phương tiện khác trong bài thuyết trình của bạn.
Kết luận:
PowerPoint chỉ là công cụ hỗ trợ cho bài thuyết trình của bạn. Để trở nên nổi bật trong đám đông cũng như tránh gây cảm giác nhàm chán, bạn hãy thử sức với những điều mới mẻ hơn.
Ngoài ra, một bài thuyết trình rõ ràng, mạch lạc và mang đậm dấu dấn riêng cũng là yêu cầu chuẩn mực nhất để làm khán giả bất ngờ và hứng thú hơn với phần trình bày của bạn. Nên nhớ, đôi khi khác biệt chính là yếu tố mang lại thành công.